وقت سفارت کشور‌ها، یا توسط خود سفارت یا کنسولگری تعیین می‌شود و یا توسط شرکت‌های کارگزاری. بزرگترین شرکت کارگزاری در ایران، شرکت VFSGlobal می‌باشد که وقت سفارت کشورهای اتریش، بلژیک، قبرس، جمهوری چک، دانمارک، فنلاند، فرانسه، یونان، مجارستان، نیوزلند، نروژ، پرتغال، آفریقای جنوبی، سوئیس، هلند، انگستان و اوکراین توسط این کارگزار تعیین می‌شود.
تعیین وقت سفارت آلمان، به عهده شرکت ویزامتریک می‌باشد و وقت سفارت ایتالیا را نیز شرکت CKGSIR عهده دار است. برای گرفتن وقت سفارت باقی کشور‌ها، باید به خود کنسولگری و یا سفارت خانه کشور مقصد درخواست خود را ارائه کنید.